Das weltweit agierende Unternehmen PINKTUM aus dem Blended Learning Bereich kam mit dem Wunsch auf uns zu, seine gesamte Prozesskette im E-Learning-Managementsystem effektiver zu machen. Gewünscht war ein modernes Auslieferungsportal, das jederzeit aktuelle Versionen bereitstellt, einen schnellen Datenaustausch verspricht und neue Abrechnungsmodelle ermöglicht. Auf den Punkt gebracht: Das neue E-Learning-Managementsystem sollte für den Kunden ein umfangreiches Selfservice-System sein.  

Vorher: Manuelle Einbahnstraße

Weil die Effektivität von Unternehmen heute maßgeblich von Automatisierungen abhängt, identifizierten wir zunächst, an welchen potentiellen Stellen wir automatisierte Prozesse etablieren konnten. Ein strukturierter Ansatz bezog dabei alle relevanten Stakeholder für das Projekt mit ein: Nutzer, Kunden, Geschäftsleitung und Mitarbeitende wurden durch Gespräche, Interviews und Workshops umfassend befragt. 

In Zusammenarbeit mit den Unternehmensbereichen Sales und Produktion ermittelten wir erste Anforderungen. Dabei lag der Fokus auf der Umsetzung eines automatisierten Auslieferungsprozesses, einer zentralen Datenverwaltung sowie der systematischen Verwaltung von produzierten Inhalten. Doch nicht nur die funktionalen, auch die nicht-funktionalen Aspekte lagen im Zentrum unserer Entwicklungsarbeit. Performance, Sicherheit und Benutzererfahrung wurden in der Analyse ebenfalls überprüft. 

Schnell war klar, was sich ändern musste: User der E-Learnings nutzen einen manuellen Zugang auf den FTP-Server, um Dateien downzuloaden. Das war zeitraubend und zudem nicht nachvollziehbar, wer welche Versionen im Einsatz hatte. Stattdessen sollte jedem User zu jedem Zeitpunkt eine aktuelle Dateiversion garantiert werden. Zudem haben wir das Feedback zum Userverhalten in den Prozess mit einbezogen. Dies gibt uns Entwicklern wichtige Auskünfte zur Bedienbarkeit eines Systems. Wichtig war auch, die Möglichkeit für ein zeitgemäßes Abrechnungsmodell zu etablieren: Pay per Use.  

Nachher: Schnittstelle zu Learning-Plattform

Bereits nach drei Monaten konnte PINKTUM einen Mehrwert generieren: Wir optimierten die internen Prozesse bei der Bestellung. Statt Downloads steht Usern eine moderne Webplattform mit Anbindung zum Kundenmanagementsystem zur Verfügung. Zudem gibt ein datenschutzkonformes Tracking Aufschluss über das Nutzerverhalten der User, um weitere Optimierungen zu ermöglichen. Die beiden größten Vorteile sind die enorme Zeitersparnis im gesamten Prozess und die garantierte Aktualität der Inhalte. Zudem wird der User anhand eines psychologisch fundierten Fragebogens zu neuen Learnings animiert. So geht moderne Personalentwicklung heute. 

Wir von WOGRA sind als Partner für Umsetzung und Betreuung des Projekts verantwortlich. Zudem entwarfen und entwickelten wir die intuitiv bedienbare und Performance optimierte Webseite https://www.pinktum.com. Außerdem begleiten wir nach wie vor den gesamten Transformationsprozess und klären in beratender Funktion über neue technologische Potentiale auf. 

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