IT-Landschaften auf dem Prüfstand

Ein Unternehmen wächst mit den Jahren. Mitarbeiter, Büroräume, möglicherweise auch Geschäftsmodelle. Begleitet wird dieses Wachstum durch eine IT-Landschaft, die zu Beginn meist äußerst übersichtlich ist und später unübersichtliche Ausmaße annimmt.

Die Anfänge

Abhängig von der Branche und dem Geschäftsmodell können die Start-Systeme sicherlich variieren. Nicht jedes Unternehmen braucht einen Shop. Eventuell nicht einmal später, wenn es sich in seinem Markt etabliert hat. Und nicht jedes Unternehmen braucht ein ERP-System. Doch neben E-Mail und Webseite sind es genau diese Systeme, die abhängig von der geschäftlichen Ausrichtung die Start-Systeme bilden. In den meisten Fällen sind dies Standard-Lösungen, die jeder kennt und denen man vertraut. Diese Systeme bilden nicht nur den Grundstock der IT, sondern werden über Jahre weiter bestehen bleiben – immer in der Hoffnung, dass der Support nicht eingestellt wird und es später immer noch Administratoren und Entwickler gibt, die die Pflege und Wartung weiter betreiben können.

Die ersten großen Wachstumsschübe

Die Umsätze steigen, neue Mitarbeiter kommen hinzu, das Unternehmen hat sich seinen Platz in der Welt erkämpft. In solchen Phasen werden oft Vertrieb bzw. Marketing professionalisiert. Newsletter-Systeme, CRM-Anwendungen, Wikis oder ähnliches erhalten als Knowledge-Base Einzug. Und zwischendurch gibt es die ersten kleinen Tools, die entweder ein pfiffiger Mitarbeiter entwickelt hat oder die im Internet gefunden wurden – und nun mit kleinen Kniffs den Alltag erleichtern. Weil das so schön ist, werden es mit der Zeit immer mehr Tools. Und mehr Anwendungen anderer Art, die bei der alltäglichen Arbeit Erleichterung verschaffen.

Die erste große Verzweiflung

… überkommt meist den Controller, wenn dieser die anfallenden Lizenzkosten aller Softwarelösungen und kleinen Tools sieht. Denn diese sind oft nur für den privaten Gebrauch kostenfrei – der gewerbliche Einsatz ist auch hier nicht selten mit Kosten versehen. Der Controller wird fragen, ob das denn alles nötig ist und keiner wird ihm sagen, dass Anwendungen gestrichen werden dürfen, denn sie haben ja auch durchaus alle ihren Lebenszweck.

Die zweite große Verzweiflung

… erfährt dann der Administrator, der für die Updates und Instandhaltung der installierten Systeme verantwortlich ist. Was tun, wenn ein Service auf einmal keinen Support mehr hat? Wenn es keine Updates gibt? Hier können gravierende Sicherheitslücken entstehen. Und zwar nicht nur bei einem System. Außerdem muss die Ressourcenplanung auch Zeiten für internen Support (also Fragen der Mitarbeiter) einplanen und für Umstellungen wie Server-Umzüge. Wie soll da noch mit Mehraufwand die Sicherheit des Unternehmens durch Sicherung alter Software gewährleistet werden?

Drum prüfe, wer sich ewig bindet

Und zwar immer! Eine IT-Landschaft sollte zu JEDER Zeit nicht nur aktuell, sondern auch haltbar sein. Wenn sich durch eine veränderte Ausrichtung des Unternehmens auch eine Veränderung der IT-Landschaft ergeben könnte, muss dies geprüft werden. Statt immer nur neue Systeme hinzu zu nehmen, können die Daten auch migriert und in einer eigenen Lösung verwaltet werden. Wenn die Systeme hinterfragt werden (sei es vom Controlling, den Administratoren oder anderen Mitarbeitern aus dem Unternehmen), sollte überlegt werden, ob nicht auch diese eine Erneuerung vertragen könnte. Und zwar eine, die eine reibungslose Prozesssteuerung während der nächsten Wachstumsphasen sichert.